5 Masalah Umum Keamanan Email Dan Cara Menghindarinya
Namun, ini juga merupakan cara sederhana untuk masuk ke informasi pribadi perusahaan Anda, membuat Anda rentan. Akses tidak sah ke data sensitif dapat berbahaya bagi perusahaan Anda dan karyawannya. Virus dapat mematikan jaringan komputer Anda sampai Anda memperbaiki masalahnya.
Masalah keamanan email menghabiskan waktu dan uang. Mereka juga dapat merusak reputasi Anda.
Pelajari
lebih lanjut tentang lima kelemahan keamanan email yang dihadapi banyak bisnis
ini. Kemudian, cari tahu apa yang dapat Anda lakukan untuk mengurangi risiko
Anda.
1. Penipuan Phishing
Email itu tampaknya asli, tetapi apakah itu benar-benar dari pengirim yang digambarkan? Spear phishing adalah metode canggih yang digunakan oleh peretas untuk mendapatkan akses ke informasi Anda. Email tersebut tampaknya berasal dari orang atau perusahaan tepercaya, tetapi sebenarnya dari peretas.
Karena
email tersebut tampak sah, Anda dapat mengeklik tautan dan memasukkan informasi
Anda. Banyak dari penipuan phishing canggih ini menggunakan ancaman yang kurang
dikenal yang tidak selalu terdeteksi oleh perangkat lunak anti-virus.
Solusi
Ajari karyawan Anda untuk waspada terhadap potensi penipuan phishing. Itu selalu lebih aman untuk langsung ke situs web yang dimaksud daripada mengklik tautan di email.
Simulasi
serangan phishing mengevaluasi kepatuhan karyawan Anda terhadap panduan
keamanan email. Jika penipuan phishing nyata berhasil, sistem pemindaian yang
lebih kuat akan membantu mendeteksi virus.
2. Manajemen Kata Sandi Tidak Efektif
Kata sandi sederhana, seperti "kata sandi123", harus dihindari oleh karyawan Anda. Mereka mungkin tidak menyadari betapa mudahnya memecahkan kata sandi menggunakan informasi pribadi, nama hewan peliharaan, dan hobi favorit mereka.
Beberapa program dan situs web tampaknya memberlakukan persyaratan kata sandi yang ketat. Tapi mereka rumit karena suatu alasan. Kata sandi yang terlalu pendek atau terlalu sederhana mudah diretas oleh peretas.
Karyawan mungkin secara tidak sengaja mengungkapkan kata sandi mereka. Mereka mungkin berbagi kata sandi dengan orang lain atau menuliskan kata sandi untuk membantu mereka mengingatnya. Di tangan yang salah, informasi ini memberikan akses penuh ke akun email.
Solusi
Masalah kata sandi mudah diselesaikan jika Anda rajin dan melatih karyawan Anda dengan benar. Ajari mereka pentingnya menggunakan kata sandi yang kuat dan sering mengubahnya. Pertimbangkan untuk meminta perubahan kata sandi secara berkala di sistem Anda.
Kata sandi dengan setidaknya 12 karakter meningkatkan keamanan. Bertujuan untuk kata sandi minimal 16 karakter.
Karyawan juga harus menggunakan pengelola kata sandi yang aman untuk melindungi kata sandi mereka. Menuliskan atau membagikan kata sandi adalah cara mudah untuk mengekspos data email Anda.
Otentikasi multi-faktor dapat menambah lapisan keamanan ekstra. Ini berfungsi dengan meminta Anda memasukkan PIN yang dikirim ke ponsel Anda atau perangkat lain. Kecuali peretas juga memiliki akses ke perangkat Anda, akun email Anda tetap aman.
Pelatihan
sandi dan keamanan email reguler membantu menjaga karyawan Anda tetap mendapat
informasi. Pelajari lebih lanjut tentang bagaimana pelatihan keamanan dapat
membantu Anda meningkatkan keamanan email Anda.
3.
Data Rahasia Tidak Terenkripsi
Email
adalah cara mudah untuk mengirim informasi, tetapi mengirim informasi sensitif
atau hak milik melalui email membuat Anda kehilangan data.
Contohnya termasuk rencana perjalanan, informasi pelanggan, data keuangan, kuitansi, dan diskusi terkait bisnis.
Anda tidak selalu dapat menghindari pengiriman data melalui email. Banyak bisnis mengirimkan tanda terima email dan konfirmasi perjalanan.
Masalah muncul ketika Anda tidak mengenkripsi data atau program email Anda tidak memiliki enkripsi yang cukup kuat. Meskipun sistem Anda mengenkripsi email, server penerima mungkin tidak mendukung enkripsi, sehingga data rentan terhadap peretasan.
Solusi
Sebelum
mengirim data sensitif apa pun, pastikan sistem email Anda dienkripsi. Tetapkan
panduan untuk berbagi informasi klien pribadi seperti alamat, tanggal lahir,
dan nomor jaminan sosial jika Anda secara rutin menanganinya. Untuk melindungi
data sensitif, beri tahu karyawan tentang informasi mana yang tidak dapat
dikirim melalui email.
4.
Infeksi Malware
Email adalah cara mudah bagi peretas untuk menyusup ke sistem Anda dan menyebarkan virus. Malware hadir dalam berbagai bentuk, termasuk virus, spyware, ransomware, dan perangkat lunak yang tidak Anda setujui untuk diunduh.
Setelah terinstal di komputer Anda, malware memungkinkan peretas mengakses data, mengontrol apa yang Anda lakukan online, mengirim pesan spam, dan terlibat dalam aktivitas berbahaya lainnya. Virus dapat menyebabkan sistem Anda macet.
Ransomware mengenkripsi data di komputer Anda, membuatnya tidak dapat diakses oleh Anda. Peretas meminta uang tebusan untuk mendapatkan kembali akses ke file Anda.
Tidak semua program perangkat lunak anti-virus dasar melindungi dari virus ini. Karena ancaman baru muncul secara teratur, perangkat lunak tidak dapat selalu mengikuti.
Altivitas karyawan Anda dapat meningkatkan kemungkinan masalah malware. Mereka dapat menginfeksi jaringan jika mengklik tautan yang mencurigakan atau membuka pesan email yang terinfeksi.
Solusi
Menggunakan solusi anti-virus yang lebih kuat memungkinkan Anda menghentikan virus sebelum merusak komputer dan file Anda. Beberapa opsi pemindaian virus membantu menangkap hal-hal yang mungkin lolos dari celah satu program. Pastikan karyawan menjalankan pemindaian anti-virus secara teratur.
Memperbarui
program perangkat lunak tersebut secara teratur membantu Anda tetap aman dari
ancaman terbaru. Pembaruan sering menyertakan perlindungan terhadap virus dan
malware yang sebelumnya tidak dikenal.
5.
Informasi yang Berbahaya Secara Fisik
Tidak semua email yang dikompromikan adalah hasil dari serangan dunia maya. Akses fisik ke komputer dan perangkat seluler memaparkan perusahaan Anda pada akses data yang tidak sah.
Mengakses email kantor dari ponsel dan tablet memungkinkan karyawan Anda tetap terhubung di mana pun mereka berada. Jika mereka menyimpan kata sandi di perangkat tersebut, pencuri akan memiliki akses penuh ke email tersebut jika perangkat dicuri.
Ancaman potensial lainnya adalah menjelajahi bahu saat karyawan mengakses email di depan umum. Seseorang yang berdiri di belakang atau di samping karyawan tersebut mungkin dapat melihat data sensitif di layar. Cara ini juga memungkinkan scammers untuk melihat kata sandi atau PIN yang dimasukkan ke dalam perangkat.
Solusi
Peringatkan karyawan tentang kemungkinan orang melihat dari balik bahu mereka. Dorong mereka untuk memeriksa email mereka di area aman di mana orang lain tidak dapat melihat layar mereka.
Kode sandi di perangkat seluler membantu mencegah pengguna yang tidak sah masuk ke semua aplikasi, termasuk email. Untuk menambahkan lapisan keamanan lain, aktifkan kata sandi atau kode sandi tambahan untuk mengakses program email.
Tingkatkan
Keamanan Email Anda
Berfokus pada keamanan email mengurangi potensi serangan keuangan dan informasi pada perusahaan Anda. Kombinasi solusi perangkat lunak yang kuat dan pelatihan karyawan membantu mengamankan jaringan Anda.
